સુરેન્દ્રનગર કલેકટર કચેરી ખાતે જિલ્લા કલેકટર કે.સી. સંપટના અધ્યક્ષસ્થાને બિપરજોય વાવાઝોડાની સંભવિત સ્થિતિ સામે રક્ષણાત્મક પગલાઓ લેવા અંગેના આયોજન માટેની બેઠક યોજવામાં આવી હતી. આ બેઠકમાં પ્રાંત અધિકારીઓ, મામલતદારો વીડિયો કોન્ફરન્સના માધ્યમથી જોડાયા હતા.જેમાં સુરેન્દ્રનગર જિલ્લા કલેકટર કે.સી.સંપટે વાવાઝોડાની સંભંવિત સ્થિતિ સામે રક્ષણાત્મક પગલાઓ ભરવા અને આગોતરી તૈયારીઓ વિશેની વિગતો પ્રાંત અધિકારીઓ પાસેથી મેળવી હતી. કલેકટરે સૂચના આપતા જણાવ્યુ હતું કે, સંભવિત વાવાઝોડાથી અસરગ્રસ્ત થનારા વિસ્તારોની રૂબરૂ મુલાકાત લઇ આવા વિસ્તારોમાં રહેતા લોકોને સ્થળાંતર અને આશ્રયસ્થાનો માટે શેલ્ટર હોમની જરૂરિયાત ઊભી થાય તો શેલ્ટર હોમ તેમજ સલામત સ્થળે ખસેડવા અને ત્યાં આનુષાંગિક જરૂરી તમામ વ્યવસ્થા કરવા સૂચના આપી હતી.તેમજ તાલુકા કક્ષાએ કંટ્રોલરૂમ પર કર્મચારીઓને ફરજ સોંપી 24 x 7 કંટ્રોલરૂમ કાર્યરત રાખવા પણ કહ્યું હતું. ભયજનક મકાનો તથા કાચા મકાનોમાં રહેતા લોકોને સમયસર ચેતવણી મળી રહે તે અંગેની જરૂરી વ્યવસ્થા કરવા અને વૃક્ષો ધરાસાઈ થવાના સમયે રોડ પરના અવરોધ દૂર કરવા જરૂરી સ્ટાફ તથા અન્ય સાધનો પૂરા પાડવા સંબંધિત વિભાગોને જાણ કરી હતી. કલેકટરે વીજળી ખોરવવાના સમયે તેને આનુષાંગિક જરૂરી વ્યવસ્થા કરવા અને શક્ય હોય તેટલી ઝડપે વીજ પુરવઠો પુનઃસ્થાપિત કરવા માટે જરૂરી ટીમો તૈયાર રાખવા પીજીવીસીએલ વિભાગને સુચના આપી હતી.વધુમાં તેમણે જિલ્લાની હોસ્પિટલોમાં જરૂરી દવાઓ, ઓક્સિજન, મેડિકલ/પેરામેડિકલ સ્ટાફ સહિતની વ્યવસ્થા કરવા તથા તાલુકાના પી.એચ.સી. સી.એસ.સી. ખાતે ડોક્ટર અને ટીમ હાજર રહે તે સુનિશ્ચિત કરવાનું રહેશે તેમ જણાવ્યું હતું. આ ઉપરાંત જિલ્લાની હોસ્પિટલમાં પૂરતો પાવર બેકઅપ રાખવામાં આવે અને અનિવાર્ય સંજોગોમાં દર્દીઓને પણ શિફ્ટ કરવાનું જરૂરી જણાય તો તે અંગે આગોતરું આયોજન હાથ ધરવા અને 108 એમ્બ્યુલન્સ સેવાને સતત કાર્યરત રાખવા જણાવ્યું હતું. વધુમાં તેમણે વાવાઝોડા દરમિયાન રસ્તા પર ધરાસાઈ થયેલા વૃક્ષો દૂર કરવા જેસીબી, ટ્રેક્ટર અને ક્રેન સહિતના તમામ જરૂરી સાધનો તહેનાત રાખવા તથા વાહન વ્યવહાર જલ્દીથી પુનઃસ્થાપિત થાય તે માટે કાર્યવાહી કરવા પણ જણાવ્યું હતું. વાવાઝોડા દરમિયાન વરસાદની આગાહી હોઇ જેથી નીચાણવાળા વિસ્તારોને આઇડેન્ટિફાઇ કરી આ વિસ્તાર તથા ઝુપડપટ્ટીવાળા વિસ્તારોની મુલાકાત લઇ લોકોને સાવચેત રહેવા માટે સમજુત કરવા પણ જણાવ્યું હતું. આ ઉપરાંત વાવાઝોડા દરમિયાન ઘુડખર અભયારણ્યમાં અગરિયાઓ તથા કોઈપણ વ્યક્તિ પ્રવેશે નહીં તેની તકેદારી રાખવા પણ વન વિભાગને ટકોર કરી હતી.